Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Joul Online Services is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die via deze website en in het kader van onze dienstverlening worden verzameld.

Handelsnaam	Joul Online Services
Zaakvoerder	Imraan Joul
Adres	3740 Bilzen, België
Ondernemingsnummer	1043.708.914
E-mail	imraan@joul.eu

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Dat is voor een onderneming van deze omvang en met deze verwerkingen niet verplicht. Voor alle vragen over gegevens kunt u rechtstreeks terecht op het e-mailadres hierboven.

2. Twee verschillende rollen

Het is belangrijk om twee situaties uit elkaar te houden, omdat er andere regels op van toepassing zijn.

a. U bezoekt deze website of vraagt een Quick-Scan aan

Dan bepaalt Joul zelf waarom en hoe uw gegevens verwerkt worden. Joul is in dat geval verwerkingsverantwoordelijke. Dit privacybeleid beschrijft die situatie.

b. U bent klant en wij nemen werk over voor uw zaak

Dan verwerken wij gegevens van uw klanten — telefoonnummers, berichten, afspraken — uitsluitend in uw opdracht. U bent dan verwerkingsverantwoordelijke, Joul is verwerker. Wat wij in die rol wel en niet mogen doen, staat in de verwerkersovereenkomst die u bij de start van elke samenwerking ondertekent.

3. Welke gegevens verzamelen we, en waarom

Situatie	Gegevens	Doel
Aanvraagformulier op de website	Naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, sector, uw omschrijving van het probleem, de aangevinkte diensten	Contact opnemen, de Quick-Scan voorbereiden en een voorstel opmaken
Herkomst van uw bezoek	Campagneparameters uit de link waarop u klikte (utm_source, utm_medium, utm_campaign, gclid, fbclid) en de verwijzende website	Weten via welk kanaal een aanvraag binnenkwam, zodat we niet blijven adverteren op kanalen die niets opleveren
E-mail, telefoon of WhatsApp	Uw contactgegevens en de inhoud van het gesprek	Uw vraag beantwoorden en de opvolging documenteren
Klant worden	Bedrijfsgegevens, ondernemingsnummer, facturatiegegevens, betaalgegevens via Stripe	De overeenkomst uitvoeren, factureren en de wettelijke boekhoudplicht naleven
Serverlogs van de hosting	IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype	Beveiliging en het opsporen van storingen. Deze logs worden niet gebruikt om bezoekers te profileren

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheid, politieke overtuiging of biometrie) en nemen geen beslissingen met rechtsgevolgen voor u die volledig door een computer worden genomen.

4. Op welke rechtsgrond

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG) — voor alles wat nodig is om uw aanvraag te behandelen en de dienst te leveren.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) — voor de opvolging van uw aanvraag, de beveiliging van onze systemen en het meten via welk kanaal aanvragen binnenkomen. U kunt hiertegen bezwaar maken.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) — voor het bewaren van facturen en boekhoudkundige stukken.
• Toestemming (art. 6.1.a AVG) — als u zich ooit inschrijft op een nieuwsbrief. Die toestemming kunt u altijd intrekken.

5. Wie krijgt uw gegevens te zien

Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze niet voor commerciële doeleinden van derden. Wel schakelen we dienstverleners in die als verwerker voor ons optreden, met wie een verwerkersovereenkomst is gesloten:

Partij	Waarvoor	Waar staan de gegevens
Hostingpartij van deze website	De website tonen, serverlogs	EU
n8n	De verwerking van uw aanvraag	EU (Duitsland)
Airtable	Opslag van aanvragen en klantconfiguratie	VS — op basis van standaardbepalingen en het EU-US Data Privacy Framework
Google (Workspace, Sheets)	E-mail en overzichten	EU/VS — zelfde waarborgen
Meta Platforms (WhatsApp Business)	Het versturen van WhatsApp-berichten	EU/VS — zelfde waarborgen
Twilio	Telefonie en SMS	EU/VS — zelfde waarborgen
Stripe	Betalingen en facturatie	EU/VS — zelfde waarborgen
Anthropic / OpenAI	Het opstellen van de berichten die namens uw zaak vertrekken	VS — zelfde waarborgen. Gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen
Boekhouder	Wettelijke boekhoudverplichtingen	België

Waar mogelijk kiezen we bewust voor Europese hosting. Waar een dienst buiten de EU staat, gebeurt de doorgifte op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

6. Hoe lang bewaren we gegevens

Soort gegeven	Bewaartermijn
Aanvraag die geen klant werd	24 maanden na het laatste contact
Klantgegevens en overeenkomsten	Duur van de samenwerking + 5 jaar (verjaringstermijn)
Facturen en boekhouding	7 jaar, wettelijk verplicht
Inhoud van berichten die namens uw zaak vertrokken	Maximaal 12 maanden, daarna automatisch gewist
Serverlogs	Maximaal 6 maanden

7. Uw rechten

U heeft het recht om:

• inzage te vragen in de gegevens die wij van u hebben;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• uw gegevens te laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• uw gegevens in een leesbaar formaat over te dragen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Stuur uw vraag naar imraan@joul.eu. U krijgt binnen 30 dagen antwoord. Om te vermijden dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we u om een bijkomend identificatiegegeven vragen.

8. Hoe we uw gegevens beveiligen

• Alle verbindingen met deze website verlopen versleuteld via HTTPS.
• Toegang tot systemen is beperkt tot wie ze nodig heeft, met tweestapsverificatie waar de dienst dat ondersteunt.
• Toegangssleutels zitten in een afgeschermde kluis, nooit ergens in leesbare tekst.
• Gegevens worden bij voorkeur binnen de EU opgeslagen.
• Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden we dit binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, en aan u indien vereist.

9. Niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan

Neem eerst gerust rechtstreeks contact op — de meeste zaken zijn zo opgelost. Komt u er niet uit, dan kunt u klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Wijzigingen aan dit beleid

Wij passen dit beleid aan wanneer onze dienstverlening of de gebruikte hulpmiddelen wijzigen. De datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste versie werd gepubliceerd. Bij ingrijpende wijzigingen brengen we bestaande klanten actief op de hoogte.