Juridisch
Verwerkersovereenkomst
Het document dat u als ondernemer moet kunnen voorleggen wanneer een externe partij persoonsgegevens voor u verwerkt. Elke klant van Joul krijgt dit standaard mee.
Versie 1.0Laatst bijgewerkt: 31 augustus 2026Joul Online Services, Bilzen (BE)
1. Partijen en rollen
Deze overeenkomst wordt gesloten tussen de klant, die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, en Joul Online Services, 3740 Bilzen, België, die optreedt als verwerker in de zin van artikel 28 AVG.
Zij maakt integraal deel uit van de hoofdovereenkomst tussen beide partijen en geldt zolang Joul persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klant.
2. Voorwerp en instructies
Joul verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de klant, en niet voor eigen doeleinden. De ondertekende hoofdovereenkomst en deze bijlage gelden als die instructie.
Meent Joul dat een instructie in strijd is met de AVG of andere gegevensbeschermingswetgeving, dan meldt Joul dit onmiddellijk en mag de uitvoering ervan worden opgeschort.
3. Bijlage 1 — aard van de verwerking
| Onderwerp | Het geautomatiseerd opvolgen van inkomende communicatie bij de klant |
|---|---|
| Duur | De duur van de hoofdovereenkomst |
| Aard en doel | Ontvangen, opslaan, structureren, versturen en wissen van berichten en oproepgegevens; het opstellen van geautomatiseerde antwoorden; het genereren van rapporten |
| Categorieën betrokkenen | Klanten, prospecten, leveranciers en medewerkers van de klant |
| Categorieën gegevens | Telefoonnummer, naam, e-mailadres, inhoud van berichten en spraakberichten, afspraakgegevens, oproepmetadata (tijdstip, duur, status) |
| Bijzondere categorieën | Niet beoogd. Levert een betrokkene die spontaan aan (bijvoorbeeld gezondheidsinformatie in een bericht aan een praktijk), dan worden die gegevens niet verder geanalyseerd en volgt escalatie naar de klant |
4. Bijlage 2 — beveiligingsmaatregelen
- Versleutelde verbindingen (TLS) voor alle gegevensuitwisseling.
- Toegang beperkt tot wie ze functioneel nodig heeft, met tweestapsverificatie waar beschikbaar.
- Sleutels en tokens in een afgeschermd sleutelbeheer, nooit in de configuratie van de opvolging.
- Logging van verwerkingen, met bewaring van maximaal 12 maanden.
- Automatisch wissen van gespreksinhoud na de afgesproken bewaartermijn.
- Back-ups binnen de EU, versleuteld opgeslagen.
- Scheiding tussen de gegevens van verschillende klanten.
5. Bijlage 3 — subverwerkers
De klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers hieronder. Joul meldt elke toevoeging of vervanging minstens 30 dagen vooraf. Maakt de klant binnen die termijn gemotiveerd bezwaar, dan zoeken partijen een alternatief; komt dat er niet, dan mag de klant de hoofdovereenkomst kosteloos beëindigen voor het betrokken onderdeel.
| Subverwerker | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| n8n | Technische verwerking en doorsturen van berichten | EU (Duitsland) |
| Meta Platforms Ireland | Versturen en ontvangen van WhatsApp-berichten | EU/VS |
| Twilio | Telefonie en SMS | EU/VS |
| Airtable | Opslag van instellingen en contactgegevens | VS |
| Agenda en overzichten | EU/VS | |
| Anthropic / OpenAI | Opstellen van antwoorden en het verstaan van gesproken berichten | VS |
| Hostingpartij | Infrastructuur | EU |
Voor doorgifte buiten de EER gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.
6. Verplichtingen van Joul
- Vertrouwelijkheid opleggen aan iedereen die toegang heeft tot de gegevens.
- De klant bijstaan bij verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, wissing) binnen 5 werkdagen.
- De klant bijstaan bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling wanneer die nodig is.
- Een datalek binnen 24 uur na vaststelling melden aan de klant, met alle informatie die de klant nodig heeft voor zijn eigen meldplicht.
- Op verzoek de informatie verstrekken die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen, en een audit toestaan van maximaal één keer per jaar, na redelijke vooraankondiging en tegen vergoeding van de gemaakte kosten.
7. Verplichtingen van de klant
- De klant zorgt voor een geldige rechtsgrond voor de verwerking en informeert zijn eigen klanten dat communicatie geautomatiseerd opgevolgd wordt.
- De klant neemt de automatische opvolging op in zijn eigen privacyverklaring.
- De klant gebruikt de opvolging niet voor ongevraagde massaberichten en respecteert elk verzoek van een betrokkene om geen berichten meer te ontvangen.
8. Einde van de verwerking
Bij het einde van de hoofdovereenkomst bezorgt Joul binnen 30 dagen een export van alle gegevens in een gangbaar formaat, en wist daarna alle kopieën, behalve wat wettelijk bewaard moet blijven. Op verzoek bevestigt Joul de verwijdering schriftelijk.
9. Aansprakelijkheid en recht
De aansprakelijkheidsregeling uit de algemene voorwaarden is van toepassing, onverminderd artikel 82 AVG. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing; de rechtbanken van Limburg, afdeling Tongeren, zijn bevoegd.