Afspraken regelen zonder boekingsplatform: kan dat met Google Agenda?

Kunt u klanten laten boeken zonder boekingsplatform?

Ja. Google Agenda heeft een eigen functie waarmee klanten een vrij tijdstip kiezen in uw agenda. Ze is beschikbaar voor een persoonlijke Google-account en voor Workspace. U stelt in wanneer u beschikbaar bent en hoe lang een afspraak duurt. Voor een kapper of salon met een eenvoudige agenda kan dat volstaan.

Dat staat op de supportpagina van Google over afspraakschema’s. Wij hebben die pagina nagelezen en schrijven alleen over wat daar staat. Een uitgebreid boekingsplatform met betalingen, personeel en voorraden vervangt dit niet. Een kleine zaak met één agenda heeft vaak ook niet meer nodig.

Het grote voordeel is dat uw afspraken op één plaats blijven staan: in de agenda die u toch al gebruikt. Er is geen tweede systeem om bij te houden.

Wat zijn de beperkingen van de afsprakenpagina van Google?

Google noemt zelf een paar beperkingen. U maakt een afsprakenschema alleen op een computer aan, niet in de mobiele app. Sommige functies vragen Workspace of Google One. De standaard minimale voorbereidingstijd is vier uur, en er zijn maximaal vijf herinneringen. Betalingen lopen via Stripe.

Dat zijn de punten uit de officiële uitleg, zoals wij ze lazen:

• Aanmaken kan enkel op een computer, niet in de mobiele app.
• Een deel van de functies hoort bij betaalde pakketten (Workspace of Google One).
• Standaard kan een klant niet boeken binnen vier uur vóór de afspraak.
• Als u via de pagina wilt laten betalen, hebt u Stripe nodig. Dat is een aparte aanbieder met eigen voorwaarden.

Hoeveel een abonnement bij Google kost, laten wij hier buiten, omdat de bronnen daar verschillen. Kijk de actuele voorwaarden na bij Google zelf.

Wat hebt u nodig om te beginnen?

Een Google-account, een agenda waarin al uw afspraken staan, een lijstje van uw diensten met de duur van elk, uw openingsuren en een annuleerregel. Maak daarna een proefboeking als klant en kijk of alles klopt. Pas daarna deelt u de pagina met klanten. Zo ziet u fouten vóór iemand anders ze ziet.

Een praktische volgorde:

1. Zet al uw bestaande afspraken in één Google Agenda.
2. Schrijf per dienst de duur op, inclusief tijd om op te ruimen of te wisselen van klant.
3. Kies uw beschikbare uren en blokkeer pauzes, vakantie en privéafspraken.
4. Doe zelf een proefboeking op uw telefoon en op een tweede toestel.
5. Deel de pagina eerst met enkele vaste klanten en vraag wat onduidelijk was.

Dit duurt voor een kleine zaak meestal een avond werk. Wie dat liever niet zelf doet, kan het laten opzetten.

Hoe voorkomt u dubbele boekingen?

Houd één agenda als bron van waarheid. Zet vaste privémomenten en vakantie in dezelfde agenda, zodat ze als bezet tellen. Laat afspraken niet daarnaast ook in een papieren schrift of een tweede app lopen. Controleer na de eerste weken of er toch overlap is en pas uw beschikbaarheid aan.

Een dubbele boeking komt meestal van een tweede plaats waar een afspraak ook genoteerd staat. Een klant belt, u schrijft het in het schrift, en een andere klant boekt datzelfde uur online.

Ga daarom voor één vaste routine: wat telefonisch wordt afgesproken, noteert u ook in Google Agenda. Wie dat van bij de start volhoudt, heeft er veel minder last van.

Wat als klanten liever een bericht sturen dan een pagina openen?

Dat komt vaak voor. Veel klanten willen niet eerst een webpagina openen. Ze antwoorden liever op een bericht. Bij Vangnet Agenda boekt, verplaatst of annuleert de klant via sms of WhatsApp, rechtstreeks in uw Google Agenda. De agenda blijft van u, en u kunt het delen op elk moment intrekken.

Dat is het verschil met een pagina die de klant zelf moet vinden. Hier begint het gesprek vanuit uw kant, bij een gemiste oproep: de klant krijgt een bericht en antwoordt.

Wij vragen alleen naam, nummer, tijdstip en dienst, nooit de reden van het bezoek. Dat staat zo op onze site. Meer leest u op gemiste oproepen opvangen.

Hoe regelt u annuleren en te laat afbellen?

Maak vooraf een duidelijke afspraak en zeg die ook. Bijvoorbeeld: annuleren kan tot een dag voor de afspraak. Een klant die zich daaraan houdt, kost u niets. Een klant die het niet doet, zet u op een lijstje, zodat u weet met wie u een gesprek moet voeren.

De regels die u kiest, zijn van u. Bij Vangnet Agenda volgt het systeem de annuleerregels van de zaak.

Wie ook herinneringen wil, vindt in het pakket Vangnet Compleet (op aanvraag) een herinnering de dag ervoor en een lijstje van klanten die te laat afbelden. Dat pakket komt pas aan bod nadat Vangnet Agenda goed draait.

Hoe begint u klein?

Begin met de eenvoudigste vorm: een agenda, een duidelijke dienstenlijst en een vaste annuleerregel. Voeg daarna pas extra dingen toe. Bij Vangnet Agenda keurt u de eerste maand zelf elke afspraak goed. Daarna beslist u of dat automatisch mag. Zo ziet u eerst of alles klopt voor u het loslaat.

Sommige zaken beginnen te groot, met een volledig platform en een huisstijl voor de boekingspagina. Een jaar later blijkt dat de klant gewoon wil bellen of een bericht sturen. Begin dus bij wat u nodig hebt, en bouw uit wat werkt.

Wilt u weten wat dit voor uw zaak zou betekenen? Het intakegesprek van een kwartier is gratis, onder contact. De prijzen staan op de pakkettenpagina: Vangnet Agenda start vanaf €249 per maand, de installatie staat in de offerte.

Verder lezen

• Sms of WhatsApp voor een kleine zaak?
• Wat kost het opvangen van gemiste oproepen?
• Sms-teksten voor een gemiste oproep

Bronnen

• Google Agenda-hulp: een afsprakenschema maken (appointment schedules)

Geschreven door Joul Online Services: gemiste oproepen opvolgen en afspraken boeken voor zaken in Limburg en Vlaams-Brabant.