Sms na een gemiste oproep: vijf voorbeeldteksten voor uw beroep

Waaruit bestaat een goede sms na een gemiste oproep?

Vier delen: wie u bent, dat u de oproep zag, waarom u niet kon opnemen en welke ene vraag de beller makkelijk kan beantwoorden. Hou het bij twee zinnen of minder. Zeg ook dat het een automatisch bericht is, zodat niemand denkt dat een mens meeleest.

De sms moet in één blik te lezen zijn, op een slotscherm. Wie net iemand belde, wacht niet graag op een lange tekst. Een vraag waar de beller in een paar woorden op kan antwoorden, werkt beter dan “laat het ons weten”.

Wij zetten in elk voorbeeld hetzelfde ritme: eerst wie, dan wat gebeurde er, dan de vraag. Eerlijkheid helpt ook. Met “automatische assistent” weet de beller waarom hij een bericht krijgt, en verwacht hij geen mens.

Welke sms past bij een kapper?

Een kapper staat met de schaar in de hand en kan niet opnemen. De beller wil meestal een afspraak of kent de openingsuren niet. Bied daarom die twee keuzes aan en niets anders. Zo kan de klant in één zin antwoorden en hoeft u niet te raden wat hij zocht.

KapperDag, hier de automatische assistent van Kapsalon [naam van uw zaak]. We zagen uw oproep, maar we staan achter de stoel. Wilt u een afspraak maken, of hebt u een vraag over onze openingsuren?

Meer over deze toepassing: gemiste oproepen opvangen voor kappers.

Welke sms past bij een loodgieter?

Een loodgieter krijgt veel oproepen die niet kunnen wachten. Vraag daarom in het bericht zelf wat er aan de hand is en op welk adres, zodat u bij het terugbellen al weet waarover het gaat. Een lekkage en een nieuwe kraan vragen een andere aanpak, en de beller hoeft zijn verhaal dan maar één keer te vertellen.

LoodgieterDag, hier de automatische assistent van [naam van uw zaak]. We zagen uw oproep en zitten bij een klant. Wat is er aan de hand, en op welk adres? We bellen u terug.

Lees ook gemiste oproepen opvangen voor loodgieters.

Welke sms past bij een aannemer?

Een aannemer is vaak op de werf, waar het lawaai en het stof het opnemen moeilijk maken. De beller heeft een project of een probleem. Vraag waarvoor hij belt en over welk adres het gaat. Dat zijn de twee gegevens waarmee u kunt beslissen of u langskomt of eerst een offerte opmaakt.

AannemerDag, hier de automatische assistent van [naam van uw bedrijf]. We zijn op de werf en konden niet opnemen. Waarvoor belt u, en op welk adres gaat het om? We bellen u terug.

Uitgebreider: gemiste oproepen opvangen voor aannemers.

Welke sms past bij een restaurant?

In een restaurant belt men vooral om te reserveren. Vraag dan naar datum, uur en het aantal personen, in één zin. Bel de klant nadien terug of bevestig per bericht. Tijdens een druk uur nemen de meeste restaurants niet op, dus het antwoord moet kort blijven.

RestaurantDag, hier de automatische assistent van [naam van uw zaak]. We zagen uw oproep en staan in de keuken. Wilt u reserveren? Laat dan de datum, het uur en het aantal personen weten.

Zie ook gemiste oproepen opvangen voor restaurants.

Welke sms past bij een schoonheidssalon?

In een salon ligt de klant op de behandeltafel en kan de schoonheidsspecialiste niet opnemen. De beller wil meestal een behandeling boeken of een prijs weten. Vraag welke behandeling het wordt en laat een voorkeur voor dag of uur meegeven. De prijslijst zet u beter op uw site dan in een sms.

SchoonheidssalonDag, hier de automatische assistent van [naam van uw salon]. We zagen uw oproep, maar zijn bij een behandeling. Welke behandeling wilt u boeken, en welke dag past u het best?

Meer: gemiste oproepen opvangen voor schoonheidssalons.

Hoe past u zo’n tekst aan uw eigen zaak aan?

Vervang de naam tussen haakjes door de naam waaronder uw klanten u kennen. Pas de vraag aan aan wat bellers het vaakst willen. Lees de tekst luidop: klinkt hij zoals u zelf zou praten, dan is hij goed. Klinkt hij als een brief van een instantie, schrap dan woorden tot het weer gewoon klinkt.

Een paar vragen om de tekst te toetsen:

• Weet de ontvanger na vijf seconden wie het stuurt?
• Is er maar één vraag, en kan hij die met een paar woorden beantwoorden?
• Staat er niets in dat u niet kunt waarmaken?
• Zou u zelf blij zijn met zo’n bericht als u net belde en niemand opnam?

Weet u niet hoeveel oproepen uw zaak mist, begin dan daar: gemiste oproepen tellen in een week. Dan weet u welke vraag de meeste bellers hebben, en wat dus in de sms moet.

Wat laat u beter weg uit zo’n sms?

Laat prijzen, kortingen en tijdsbeloftes weg. Reclame in een sms vraagt andere regels dan een gewoon antwoord op een oproep, en een belofte zoals “binnen een uur” kunt u niet altijd houden. Zet er ook geen links in naar een formulier dat niemand wil invullen.

Drie dingen die wij zelf niet in een voorbeeld zetten:

• Prijzen en acties. Een aanbieding maakt van een antwoord een reclamebericht. Wat dat verandert, staat in mag u een sms sturen na een gemiste oproep?
• Tijdsbeloftes. “We bellen u terug” is eerlijker dan een uur dat u niet kunt waarmaken.
• Lange uitleg. Wat na de eerste twee zinnen komt, leest niemand nog op een slotscherm.

Wilt u ook een afmeldzin toevoegen, zoals “Typ STOP om geen berichten meer te krijgen”? Dat kan. Bij Joul werkt STOP altijd.

Zit uw beroep er niet bij? Kijk dan op voor wie Vangnet past.

Verder lezen

• Mag u een sms sturen na een gemiste oproep?
• Klanten bellen niet terug: waarom en wat u eraan doet
• Gemiste oproepen opvangen

Bronnen

• Gegevensbeschermingsautoriteit: checklist direct marketing (Frans, pdf)

Geschreven door Joul Online Services: gemiste oproepen opvolgen en afspraken boeken voor zaken in Limburg en Vlaams-Brabant.